Zeitmanagement – oder die Kunst, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden
Zeitmangel ist ein Problem, das vielen von uns zunehmend Stress im (Praxis-) Alltag verursacht. Work-Life-Balance? Fehlanzeige! Das richtige Gleichgewicht zu finden bzw. Berufs-, Privat- und Familienleben ausgewogen miteinander zu verbinden, beschreibt der Ausdruck Work-Life-Balance.
Der Schlüssel, sich trotz Behandlungsmarathon, Patientenerwartungen, Bürokratie, E-Mail-Flut und Ärger mit den Kostenerstattern eine ausgewogene Work-Life-Balance zu bewahren, um in allen Lebensbereichen glücklich und zufrieden zu sein, liegt im Zeitmanagement. Durch geschicktes Zeitmanagement gelingt es, Freiräume zu schaffen, die es uns gestatten, alle Lebensbereiche (besser) miteinander in Einklang zu bringen.
Learning from the best
Die Kunst, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden, ist ein elementarer Erfolgsfaktor für effektives Zeitmanagement. Das nach dem gleichnamigen US-amerikanischen Präsidenten benannte Eisenhower-Prinzip macht es mit einer einfachen Systematik möglich, auch den Teil des Tages planbar zu machen, der nicht vom Termin- und Qualitätsmanagement der Praxis strukturiert ist.
Ike Eisenhower entwickelte das Prinzip zur Optimierung seines eigenen Zeitmanagements, indem er seine Aufgaben anhand der Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertete und anhand dieser Priorisierung ab arbeitete.
Nach Eisenhowers Systematik ist die Erledigung einer Aufgabe dann dringend, wenn sie sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Dabei orientiert sich der Grad der Dringlichkeit an den negativen Konsequenzen, die bei nicht-fristgerechter Erledigung zu erwarten sind. Oder anders: je negativer die Konsequenz, desto dringlicher ist die Aufgabe.
Die Wichtigkeit einer Aufgabe bzw. die Beurteilung der Wichtigkeit hängt von den persönlichen Zielen ab. Für jemanden, der sein Körpergewicht auf gleichem Niveau halten will, ist die abendliche Joggingrunde sicherlich weniger wichtig als für jemanden, der vor dem Sommerurlaub noch ein paar überflüssige Pfunde verlieren möchte. Je näher also die Erledigung einer Aufgabe mit Ihren persönlichen Zielen verbunden ist, desto wichtiger ist sie.
Mit der Entscheidungsmatrix zur richtigen Entscheidung
Der Autor Stephen Covey hat Eisenhowers Zeitmanagementmethode in seinem Buch „Die 7 Gewohnheiten von hochwirksamen Menschen“ verfeinert. Auf Basis der Eisenhower-Methodik entwickelte Covey eine Entscheidungsmatrix, die die Wichtigkeit und Dinglichkeit von Aufgaben skaliert und visualisiert. Die Matrix, die sich aus den Dimensionen Dringlichkeit und Wichtigkeit ergibt, wird in vier Quadranten unterteilt:
|
dringend
|
nicht dringend
|
---|---|---|
wichtig | A | B |
nicht wichtig | C | D |
A) Aufgaben, die dringend und wichtig sind
Aufgrund ihrer Dringlichkeit sind A-Aufgaben sofort zu erledigen; wegen ihrer hohen Wichtigkeit eignen sie sich nicht zur Delegation. Planen Sie für wichtige A-Aufgaben immer einen großzügigen Zeitpuffer ein und orientieren den Bearbeitungszeitpunkt an Ihrem Biorhythmus, indem Sie sie dann erledigen, wenn Sie zu Ihrer Tageshöchstform aufgelaufen sind und möglichst konzentriert sind.
B) Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind
B-Aufgaben terminieren Sie in Ihrem Kalender und bereiten Sie ggf. zur Delegation für eine qualifizierte Mitarbeiterin vor. Falls eine Delegation nicht möglich ist, sollten Sie abwägen, ob Teilbereiche delegiert werden können;
C) Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind
Dringende, aber nicht wichtige C-Aufgaben eignen sich in der Regel hervorragend zur Delegation.
D) Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind
D-Aufgaben erledigen sich erfahrungsgemäß von alleine.
Vertrauen ist mindestens so gut wie Kontrolle
Grundsätzlich bleiben Sie bei delegierten Aufgaben genauso für das Ergebnis verantwortlich wie bei eigenen Aufgaben. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, sollten Sie also immer darauf achten, dass Sie Kontrolle über den Bearbeitungsstand haben. Planen Sie für die Korrekturschleife genügend Zeit ein, so dass Sie immer Möglichkeit zum Eingreifen haben, wenn mal etwas nicht so läuft, wie Sie es sich vorstellen.
Aufgrund ihrer unkomplizierten Terminverwaltungs- und -pflegefunktionen sowie der komfortablen Suchmöglichkeiten eignen sich insbesondere elektronische Terminplaner wie das Terminplanungssystem Ihrer Praxisverwaltungssoftware für das Terminmanagement. Die bereits vorgestellte A-L-P-E-N Methode des Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert (Das 1x1 des Zeitmanagement) beinhaltet alle Aspekte, die Sie für eine umfassende Tagesplanung berücksichtigen sollten.
Fazit
Schon mit einfachen Tricks erledigen Sie Ihre Aufgaben effektiver und effizienter. Ihr Zeit- und Selbstmanagement führt nicht nur zu optimierten Praxisprozessen, sondern vor allem zu einer ausgeglicheneren Work-Life-Balance bzw. zu mehr Zufriedenheit und Motivation in allen Lebensbereichen.
Mehr Tipps zum Thema gibt es in den kommenden Wochen.
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