Terminmanagement und Patientenabsagen: Ergebnisse des ZäPP-Sonderfragebogens
Der Blick auf die Uhr und auf den leeren Behandlungsstuhl zeigt: Hier ist ein Patient nicht zum vereinbarten Termin erschienen. Dabei war für den Patienten alles so gut vorbereitet. Diese meist ärgerliche Erfahrung machen alle Zahnärztinnen und Zahnärzte so häufig, dass beim ZäPP im vergangenen Jahr ein Sonderfragebogen zum Thema Terminmanagement und Patientenabsagen an die Teilnehmer mit verschickt worden ist.
Erstellt: 15.12.2025
Aktualisiert: 24.11.2025
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Dabei gaben fast 80 Prozent der Befragten an, dass bis zu fünf Prozent ihrer Patientinnen und Patienten ohne vorherige Absage nicht zum vereinbarten Termin in der Praxis erscheinen würden. Bei rund 15 Prozent waren es bis zu zehn Prozent und in den restlichen Praxen sogar noch mehr. Da die meisten Praxen im Mittel rund 30 Termine pro Tag anbieten, sind das im Schnitt ein bis zwei Termine pro Tag!
Wirtschaftliche Einbußen und Beeinträchtigung der Patientenversorgung
Diese Angaben zeigen, dass Terminausfälle durchaus ein relevantes Problem für die Praxen sind. Sie werden gleich häufig mit nicht wahrgenommenen und kurzfristig verschobenen oder abgesagten Terminen konfrontiert. Dass dies auf Dauer für die Praxen nicht nur wirtschaftliche Einbußen (85 Prozent), sondern auch eine Beeinträchtigung der Patientenversorgung (47 Prozent) und des eigenen Betriebsklimas (30 Prozent) darstellt, zeigt die Ernsthaftigkeit dieser Thematik.
Höhere Termindichte und Erinnerungen
Um dem zu begegnen, versuchen die Praxen auch vermehrt Patientinnen und Patienten ohne Termin aufzunehmen oder Ausfälle von vorneherein durch eine höhere Termindichte auszugleichen. Eine gängige Methode, um die Termintreue zu steigern, ist natürlich auch die rechtzeitige Erinnerung der Patientinnen und Patienten an vereinbarte Termine. Dies ist für dreiviertel der Praxen der favorisierte Weg. Erinnerungen werden am häufigsten einen Tag beziehungsweise in der Woche vor dem vereinbarten Termin per Post oder SMS versandt.
Auch wird inzwischen vermehrt die Möglichkeit genutzt, über das Terminbuchungsportal automatisiert an anstehenden Kontrolltermine (durch die meisten Praxen etwa alle sechs Monate) zu erinnern. Apropos Online-Portal: Hier zeigte sich, dass die Mehrheit der Praxen (rund 70 Prozent) weiterhin hauptsächlich die Terminverwaltung über das PVS-System organisiert und nur ein geringer Anteil hierfür auf Online-Portale zurückgreift.
Sonderfragebogen 2025
Es gibt auch dieses Jahr beim ZäPP wieder einen Sonderfragebogen: Dieses Mal zum wichtigen Thema der „Work-Life-Balance“, um die beruflichen und privaten Belastungen durch die Ausübung des Zahnarztberufes in der aktuellen Zeit besser transparent machen und darstellen zu können.
Text: Philipp Steinbach, KZV Nordrhein
