Ein Leitfaden für die abweichende Dokumentation via Website der Zahnärztekammer Nordrhein

Dokumentation in der Hygiene ist wichtig. Der Dokumentationsbedarf ist festgelegt durch die RKI/BfArM Empfehlung „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“. Im Rahmen der Freigabe werden benötigt:

• die Durchführung und Dokumentation der Routineprüfungen
• chargenbezogene Prüfungen und Chargendokumentation

Für die Dokumentation der arbeitstäglichen Routineprüfungen wurden bisher arbeitstäglich Listen mit immer gleichen Häkchen bzw. mit „ok“ ausgefüllt.

Inzwischen können wir in Nordrhein die abweichende Dokumentation (früher Negativdokumentation) umsetzen. Dieser erste Schritt zum Bürokratieabbau in der Praxis wurde nach unzähligen Gesprächen und Verhandlungsrunden mit dem Landesgesundheitsministerium vereinbart. Arbeitstägliche Routinekontrollen werden nun nicht mehr zu einem immer auf Neue zu dokumentierenden „Häkchen-Marathon“, der sich am Ende in allen Praxen Deutschlands auf insgesamt 14 km Ordnerlänge subsummierte.

Wie funktioniert es?

Gehen Sie hierzu auf die Website der Zahnärztekammer Nordrhein: www.zaek-nr.de. Bitte klicken Sie auf „Login“ und geben dort für „Zahnärztinnen/-ärzte“ Mitgliedsnummer und Passwort bzw. für „Praxismitarbeiter“ E-Mail-Adresse und Passwort ein.

Im geschlossenen Bereich klicken Sie bitte auf das Kapitel „Hygiene“, dann darunter auf „Arbeitsanweisungen, Dokumentationsvorlagen und spezielle Informationen“. Scrollen Sie nun herunter bis zu „D10_Dokumentation betriebstägliche Prüfungen“. Mit Klick auf die Dokumententaste gelangen Sie zu einer Word-Datei, deren Bearbeitung Sie aktivieren können.

Die Seite 1 dieses Dokuments enthält alle möglichen Routinekontrollen, die für die Prozesse der Aufbereitung nötig sein könnten. Dieses Dokument können Sie entsprechend Ihrer Anforderungen kürzen: Wenn Sie z. B. kein Ultraschallreinigungsgerät in Ihrer Praxis benutzen, können Sie die zugehörige Zeile aus dem Dokument löschen. Wenn der Hersteller Ihres RDG bzw. Ihres Dampfsterilisators neben den bereits aufgeführten Kontrollen keine zusätzlichen Routinekontrollen fordert, können Sie die entsprechenden Zeilen löschen. Danach speichern Sie bitte die Datei auf Ihrem Rechner und machen die Checkliste allen betroffenen Mitarbeitern zugänglich.

(Abb. 1: Checkliste)

Seite 2 dieses Dokuments ist das benötigte Dokumentationsblatt für die arbeitstäglichen Routinekontrollen in einem ganzen Monat. Für ein Jahr benötigen Sie also nun 1x die Checkliste (Seite 1) und 12x die Seite 2 des Dokuments D10.

Wenn am Arbeitstag alle Routineprüfungen ordnungsgemäß abgelaufen sind, bestätigen Sie dies mit Ihrer Unterschrift hinter dem entsprechenden Tag und dem Kreuzchen „Ja“ bei „Arbeitstägliche Kontrollen fehlerfrei“. Fertig!

(Abb. 2: Monatsübersicht)

Wenn nicht alles ordnungsgemäß abgelaufen ist, kreuzen Sie „Nein“ an und notieren die Abweichungen auf Formblatt D07.

(Abb. 3: Abweichungen/Formblatt D07)

Mit dieser Methode fokussieren Sie auf die wenigen Mängel. Das Archiv wird entlastet und die Ressourcen der Praxis werden auf Verbesserungen des Aufbereitungsprozesses konzentriert. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung und somit zu mehr Zeit für Patienten.

Auch wenn z. B. die Freigabeentscheidungen im RDG-Prozess und im Sterilisationsprozess nach wie vor dokumentiert werden müssen, ist es ein erster richtiger, wohl auch längst überfälliger Schritt für mehr Zeit zur Behandlung der Patienten.

Dr. rer. nat. Thomas Hennig, Wissenschaftlicher Dienst Zahnärztekammer Nordrhein

• Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Wissenschaftlichen Dienst der Zahnärztekammer Nordrhein: 0211 / 44704 209
• Login geschlossener Bereich der Zahnärztekammer Nordrhein: http://login.zaeknr.de/login_portal.html