Was ist zu beachten beim Umgang mit digitalen Bewerbungsmappen?

HINTERGRUND-WISSEN zur neuen Datenschutz-Grundverordnung

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung trat am 25. Mai 2018 in Kraft. Mit diesem Schritt werden die Rechte in Europa vereinheitlicht. Die Nutzerrechte wurden extrem verstärkt und komplizieren z.B. auch den Umgang mit Bewerbungen.


Was Sie zukünftig in Ihrer Zahnarztpraxis beachten müssen:




  1. Zusendung der Bewerbung auf dem Online-Weg
    Der Bewerber muss und darf davon ausgehen, dass die Bewerbung über einen verschlüsselten und gesicherten Zugang erfolgt. Stellen Sie daher einen verschlüsselten Kommunikationsweg sicher. Sie sind alleiniger Adressat der Bewerbung. Kein Dritter sollte darauf zugreifen können.

  2. Empfangsbestätigung
    Der Bewerber muss eine Rückmeldung zum weiteren Vorgehen mit Angaben zum Verarbeitungszweck und Aufbewahrungszeitraum erhalten. Hier eignet sich bei E-Mails die automatische Rückantwortfunktion. Eine Anleitung können Sie bei uns anfordern.

  3. Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen
    Bewerbungen sind zweckgebunden und dürfen nur zu diesem Zweck genutzt werden. Bei einer erfolgreichen Bewerbung sind die nicht berücksichtigten Bewerbungen zurückzusenden bzw. zu löschen. Vermehrt klagen abgelehnte Bewerber unter Berufung auf das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Daher empfiehlt es sich, die Unterlagen und evtl. Entscheidungsnotizen bis 6 Monate aufzuheben. Sollten Sie Unterlagen darüber hinaus speichern wollen, ist eine schriftliche Einverständniserklärung vom Bewerber einzuholen.

  4. Umfangreiche Auskunft zum Umgang mit gespeicherten Daten
    Bewerber können eine umfangreiche und lückenlose Dokumentation des Umgangs mit den gespeicherten Unterlagen fordern. Bei Nichtbeachtung kann bei der Aufsichtsbehörde Anzeige erstattet werden. Bei größeren Arbeitgebern empfiehlt sich die Anschaffung eines Personalverwaltungs- oder Bewerbermanagementprogramms.

  5. Beweislast zum Bewerberdatenschutz
    Die Beweislast liegt beim Unternehmer. Im Falle eines Rechtsstreites müssen Sie nachweisen, dass alle maßgeblichen Vorgaben eingehalten und dokumentiert wurden.

  6. Sanktionen bei Missachtung und Anzeige
    Um die EU-Datenschutz-Grundverordnung zu etablieren und ihr Gewicht zu verleihen, sind empfindliche Strafzahlungen in 6-7 stelliger Höhe durchsetzbar.

Tipp:

Achten Sie auf die präzise Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und ersparen Sie sich zukünftigen Ärger. Gerne stehen Ihnen unsere Kooperationspartner zur Beratung und die ZA zur Etablierung von umsetzungsfähigen Bewerbungsprozessen zur Verfügung.

 

Hinweis:

Auch bei dem Empfang von analogen Bewerbungsmappen (also auf dem Postweg oder per Fax) ist die Richtlinie der DSGVO einzuhalten.

Jan Nowak, ZA eG

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