Der Praxisalltag ist in den vergangenen Jahren - u.a. durch zunehmende gesetzliche Verordnungen, mehr Bürokratieaufwand, gestiegene Patientenerwartungen und verstärktem Kostendruck - hektischer denn je geworden. Nach einer Studie des Düsseldorfer Instituts für betriebswirtschaftliche Analyse fühlt sich jeder vierte Zahnarzt von Termindruck gestresst und ist infolge dessen zusätzlich von schlechter Laune, Hektik, Überlastung und Erschöpfung betroffen.

Bei der bundesweiten Onlineumfrage „Burnout bei Zahnärzten“ (Hrsg. C. Wissel, A. Wannemüller, H. P. Jöhren; 2015) gaben 44% der Umfrageteilnehmer sogar an, infolge ihres hektischen Berufslebens an emotionaler Erschöpfung und Depression zu leiden.

Work-Life-Balance heißt die Zauberformel, mit der sich der Stresspegel senken lässt. Die Methoden des Zeitmanagements bieten ideale Ansätze, um zu einem ausgewogeneren Verhältniss von Berufs- und Privatleben zu finden. Fälschlicherweise wird häufig angenommen, dass Zeitmanagement dazu dient, immer mehr Aufgaben in immer kürzerer Zeit abzuarbeiten. Richtig ist, dass Zeitmanagement ein methodisches Werkzeug ist, mit dem sich berufliche und private Ziele einfacher erreichen lassen und durch die damit gewonnene Zeit mehr Freiraum für sich selbst zu erlangen. Allen, die sich gestresst fühlen, mehr zu sich selbst finden möchten und / oder die sich mehr Zeit für Freunde, Familie und Hobbys wünschen, möchten wir mit den grundlegenden Techniken des Zeitmanagements einige Denkanstöße für den Umgang mit Ihrer Zeit geben.

Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden (Christian Morgenstern)

Zeitmanagement dient keinem Selbstzweck, sondern versteht sich als Werkzeug, mit dessen Hilfe sich Ziele besser erreichen lassen. Klare Ziele und ein geschicktes Zeitmanagement sind die Basis für wirtschaftlichen Erfolg und sorgen letztlich dafür, dass wir mehr Zeit für die wesentlichen Dinge unseres (Privat- und Berufs-) Lebens gewinnen. Ob Sie sich in täglichen Situationen für das Richtige entscheiden, hängt ausschließlich von Ihren eigenen Prioritäten ab. Kennen Sie Ihre Ziele? Wissen Sie genau, was Sie wollen? Definieren Sie Ihre Ziele schriftlich und führen Sie mindestens eine Woche lang ein Zeittagebuch. So können Sie Ihren Umgang mit der Zeit analysieren und herausfinden, womit Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen.

Planung ist das halbe Leben

Planung spielt im Zeitmanagement eine große Rolle. Durch geschickte Planung lässt sich nicht nur Zeit einsparen, gute Planung verhindert vielmehr das Vergessen von wichtigen Aufgaben bzw. Terminen und schützt vor (Selbst-) Überforderung. Kalkulieren Sie ausreichend Zeit für eine umfangreiche Planung ein. Nehmen Sie sich - auch wenn es morgens hektisch zugeht - Zeit für eine morgendliche Besprechung und planen Sie z.B. die Behandlungen anhand der bereitliegenden Karteikarten und der aktuellen Teamzusammensetzung.

Die A-L-P-E-N Methode des Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert (Das 1x1 des Zeitmanagement) enthält alle Aspekte einer umfassenden Tagesplanung. Die fünf Elemente der Methode sind:

• Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben
  In Computer Programmen integrierte Kalender-Bausteine, wie z.B. in MS Outlook, Lotus Notes oder der Apple Kalender App, bzw. entsprechende Smartphone-Apps, verschaffen leicht einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben, so dass sich alle wichtigen ToDos, Termine und Aktivitäten systematisch planen und übersichtlich verwalten lassen.
• Längen schätzen / festlegen 
  Strukturieren Sie Ihr Terminsystem so, dass Sie für jeden Patienten genügend Zeit haben und Sie sich beispielsweise vorab anhand der Karteikarte mit dem Patienten vertraut machen können.
• Pufferzeiten einplanen
  Gehen Sie nach der 60:40 Regel vor, indem Sie maximal 60 % Ihrer zur Verfügung stehenden Zeit verplanen und 40 % für Unerwartetes freilassen.
• Entscheidungen treffen 
  Entscheiden Sie anhand Ihrer eigenen Prioritäten und Ihrer individuellen Qualitätsansprüche, wie viel Zeit Sie für Ihre Aufgaben investieren.
• Nachkontrolle      
  Die Nachkontrolle dient dazu, Ihre Planungen zu überprüfen und ggf. anzupassen bzw. zu optimieren.

Erkennen und eliminieren Sie Zeitdiebe

Im Zeitmanagement versteht man unter Zeitfressern und Zeitdieben alle Störungen und Aufgaben, die von den eigentlichen Zielen ablenken. Zeitdiebe werden bei der Analyse des Zeittagebuchs offensichtlich. Zur Eliminierung der persönlichen Zeitdiebe reichen oft kleine Tricks. Das „Chef-Ablagefach“, in dem alle Unterlagen gesammelt werden, die persönlich bearbeitet werden müssen, aber dennoch keine hohe Dringlichkeit haben, ist ein Beispiel. Wenn Sie dieses Fach einmal täglich zu einem festgelegten Zeitpunkt abarbeiten, gewinnen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben.

Auch die Einführung einer simplen Telefonliste trägt zu deutlich effektiverem Arbeiten bei. Legen Sie fest, welche Telefonate durchgestellt werden und welche nicht. Bei Anrufen, die nicht durchgestellt werden, lassen Sie alle wichtigen Hintergrundinformationen notieren und arbeiten die Liste in einem freien Zeitfenster ab. Hierdurch minimieren Sie die Zeit, die für Hin- und Herspringen zwischen Telefon und Behandlung benötigt wird.

Delegieren Sie so viel wie möglich

Durch Delegation von unwichtigen Dingen erhalten Sie mehr Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben und können Ihre Ziele dadurch schneller erreichen. Bei der Delegation ist grundsätzlich der von der Bundeszahnärztekammer vorgegebene gesetzliche Rahmen zu beachten. Delegierbar sind Teile von Leistungen, die nicht zum Kernbereich der (zahn-)ärztlichen Behandlung gehören, also vorbereitende, unterstützende, ergänzende oder allenfalls mitwirkende Merkmale haben.

Neben den gesetzlichen Bedingungen sollten Sie insbesondere die Stärken und Schwächen bzw. Sonderbegabungen Ihrer Teammitarbeiter kennen, um diese effektiv einsetzen zu können. Wer hat Freude an welchen Aufgaben und Herausforderungen und möchte Verantwortung übernehmen? Für die Erledigung der delegierten Aufgabe ist es wichtig, dass feste Termine vereinbart werden und bei umfangreicheren Aufgaben Zwischenergebnisse geprüft werden.

Fazit

Schon mit einfachen Tricks lassen sich die Abläufe in der Zahnarztpraxis so optimieren, dass Ihnen mehr Zeit für die Dinge bleibt, die Ihnen wirklich wichtig sind. In den kommenden Wochen geben wir Ihnen einen Überblick über die gängigsten Methoden des Zeitmanagements, die sich mit wenig Aufwand und großem Nutzen in den Alltag integrieren lassen.